Le problème avec la planification de projets, c'est qu'elle n'empêche pas nécessairement les choses de mal se passer.

Même le plan de projet le mieux documenté peut échouer. Il suffit d'un coup de malchance ou d'un imprévu pour perdre le cap.

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Alors pourquoi élaborer des plans de projet ?

C'est simple : la véritable valeur d'un plan de projet réside dans sa capacité à repérer les écarts lorsqu'ils se produisent.

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En mettant en place un plan de projet, vous serez en mesure de reconnaître les changements inattendus et d'y réagir avant qu'ils ne deviennent incontrôlables.

En outre, un plan de projet bien écrit définit les attentes du projet. Ainsi, vous, vos clients, votre équipe et toutes les autres parties prenantes êtes littéralement sur la même longueur d'onde.

Vous avez besoin d'aide pour démarrer ? Suivez ce guide étape par étape pour savoir comment planifier un projet et les meilleurs outils de gestion de projet à utiliser pour simplifier chaque étape du processus.

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Qu'est-ce qu'un plan de projet ?

Premier de tout, ne confondez pas votre plan de projet avec votre calendrier de projet. Votre calendrier n'est qu'un aspect de votre plan.

Votre plan de projet est un document officiel qui décrit l'ensemble du projet. C'est un peu comme le sherpa qui guide votre projet en haut d'une montagne. Il indique où vous allez et qui est responsable. Un plan de projet définira l'objectif de votre projet ainsi que les étapes pour atteindre cet objectif. Il doit couvrir les ressources que vous utiliserez, les délais que vous prévoyez de respecter et les résultats attendus à chaque étape.

En bref, votre plan de projet définit, organise, hiérarchise et attribue des activités et des ressources tout au long de la vie de votre projet.

Pour ceux qui souhaitent mettre en œuvre des cadres de gestion de projet plus agiles, un plan de projet peut sembler un peu rigide au début.

Mais ce n'est pas forcément le cas. Son but est de vous aider à rester sur la bonne voie.

Plus de la moitié des projets présentent un écart cible. Il s'agit d'un cas où le l'équipe finit par faire plus de travail que prévu initialement.

En gros, en décrivant vos attentes et vos intentions concernant les objectifs, les délais et les budgets des projets, vous pouvez identifier quand ces choses commencent à se compliquer.

Sachez que 50 % des projets ne sont pas terminés à temps et que 45 % des projets ont dépassé le budget.

Un plan de projet peut aider à réduire les dépenses excessives et les délais d'exécution en identifiant ces problèmes plus tôt.

Comment créer facilement un plan de projet ?

Il n'existe pas de règles strictes pour un plan de projet. Cela peut être aussi simple ou complexe que vous le souhaitez.

Certaines organisations créent un plan de projet simple sur un tableau blanc ou couvrent brièvement ce qu'il couvre sur une ou deux pages. D'autres expliquent en détail la manière dont le projet sera exécuté.

Si vous souhaitez mettre en place un plan de projet complet qui couvre tous les angles, répondez à ces 6 questions :

1. Est-ce que vous devez commencer par un résumé analytique ?

Le résumé analytique se trouve au début de votre plan de projet, pour résumer tout ce qui se trouve dans le document.

Bien que placé en première page, c'est quand même une bonne idée de le rédiger en dernier , car vous présentez les principaux points du reste de votre plan.

Il ne doit pas dépasser une page et doit offrir un bref aperçu des éléments suivants :

• L'objectif du projet
• La méthodologie/le cadre du projet que vous avez choisi
• Livrables finaux et critères d'acceptation
• Risques de portée et principales contre-mesures
• Récapitulatif des jalons
• Un aperçu du calendrier du projet et des risques associés au calendrier.
• Estimation des ressources et des dépenses

Le résumé donne un aperçu de votre projet.

Les parties prenantes qui ne participent pas activement à la mécanique du projet peuvent alors facilement comprendre comment il fonctionnera.

Pour les chefs de projet, le résumé sert de rappel rapide de l'objectif principal du projet, de sa portée, de ses attentes et de ses limites.

Étant donné qu'un tiers des projets n'atteignent pas leurs objectifs initiaux, il est important que les chefs de projet examinent régulièrement le plan de projet pour rester sur la bonne voie ou suivre les changements.

Le résumé analytique les aide à le faire rapidement sans avoir à tout relire.

2. Quelle est la portée du projet ?

Il n'y a rien de pire que de démarrer un projet et de le voir se disperser dans toutes les directions.

La portée du projet fixe des limites. Il définit le début et la fin du projet, ainsi que les attentes concernant les livrables du projet.

Vous devez vous assurer que toutes les personnes impliquées sont sur la même longueur d'onde à propos de ce qui est inclus dans le projet et de ce qui ne l'est pas.

Vous devrez également vous renseigner sur les critères d'acceptation des livrables. Cela signifie qu'il faut spécifier qui approuve les délivrables et quel est le processus pour ces approbations.

N'oubliez pas de vous couvrir le dos.

Décrivez les risques potentiels associés à ces attentes et identifiez les contre-mesures pour atténuer ces risques. Définissez exactement qui est responsable de la surveillance de ces risques.

Les organisations se plaignent que la moitié de leurs projets sont sujets à des dérives. Mais seulement 27 % des organisations s'efforcent de créer un document-cadre à chaque fois.

Apprenez de ces échecs : définissez la portée complète du projet pour chaque projet.

3. Comment allez-vous structurer votre projet ?

La façon dont vous structurerez votre projet dépendra du cadre que vous utiliserez pour orienter votre projet.

Par exemple, si vous utilisez le cadre en cascade, vous planifiez tout à l'avance.

Vous traverserez toutes les étapes de développement de manière séquentielle : initiation, collecte et analyse des exigences, conception, mise en œuvre, test et maintenance.

Les rôles sont clairement définis, chaque employé intervient pour mener à bien leur tâche spécialisée, au cours de la phase planifiée.

Chaque phase a une date de début et une date de fin claires, et toutes les tâches de cette phase sont terminées en une seule fois.

L'exécution des tâches est constamment redéfinie en fonction de chaque nouvelle information. Vous n'aurez donc pas besoin de délais précis pour chaque phase. Il s'agit plutôt de planifier la façon de surveiller et de contrôler le volume des tâches en cours.

Quelle que soit la structure que vous choisissez, cette section de votre plan de projet doit indiquer comment vous prévoyez d'organiser et d'affecter les livrables et les responsabilités.

N'oubliez pas que la centralisation des structures de projet peut avoir un impact négatif sur la réussite du projet. Essayez donc de trouver des moyens pour les équipes de travailler de manière indépendante.

Ce n'est pas bon d'avoir une seule personne qui approuve les tâches, responsable de tout. Cela va congestionner vos processus.

De même, lorsque les équipes partagent leurs connaissances entre elles, les projets sont plus fructueux. Notez la communication structures que vous utiliserez pour favoriser la collaboration.

4. Quelles sont les ressources dont vous disposez ?

Définissez les ressources dont vous disposez pour ce projet :

• L'équipe
• Date
• Le budget
• Technologie
• Ressources physiques

Vous devez être précis lorsque vous évaluez ce dont vous avez besoin. Sinon, vous ferez un gâteau avec les mauvais ingrédients.

Prenons l'exemple de votre équipe.

Lorsque les équipes ont les bonnes personnes hautement qualifiées, les projets ont 30 % plus de chances de réussir. Pourtant, un tiers des personnes pensent que leurs équipes ne possèdent pas les bonnes compétences pour le projet. Un projet voué à l'échec.

Ne vous contentez pas de deux développeurs de logiciels, si vous vous rendez compte que vous n'allez pas respecter les délais, car ils seront surchargés. Si vous souhaitez allouer efficacement vos ressources pour répondre aux attentes, vous devez être réaliste en ce qui concerne les limites de ressources.

Cela peut, par exemple, impliquer d'ajuster les échelles de temps si vous manquez de personnel ou augmenter votre budget si vous avez besoin d'équipements plus spécialisés.

5. À quoi ressemble votre calendrier ?

Les organisations qui intègrent des échéances dans les plans de projet ont 52 % plus de chances de réussir. Malgré cela, 80 % des projets ne fixent pas toujours de délais de référence. C'est probablement la raison pour laquelle 43 % des organisations déclarent qu'elles finissent rarement ou jamais leurs projets à temps.

Par conséquent, il est judicieux d'ajouter une chronologie ou une section de chronologie à votre plan de projet. Cette partie de votre plan doit définir les attentes en matière de délais et de respect du calendrier du projet.

Le calendrier de votre projet sera légèrement différent selon le réglage que vous choisissez.

Les tâches marquées comme « en cours » dépendent de la capacité de votre équipe. Dans cette section, vous devez définir le nombre maximum de tâches en cours d'exécution que vous pouvez avoir dans chaque colonne à chaque fois.

Par exemple, disons qu'il s'agit d'un projet de rédaction de blog. Vous pouvez avoir 10 auteurs mais seulement 2 éditeurs. Vous devrez limiter le nombre de blogs envoyés aux éditeurs afin qu'ils ne soient pas surchargés.

Quelle que soit la structure avec laquelle vous travaillez, vous devez ajouter une section de gestion des risques liés au calendrier. Expliquez les risques susceptibles de retarder les livrables ou de créer des goulots d'étranglement. Assurez-vous d'établir des plans d'urgence pour atténuer ces risques.

6. Comment allez-vous gérer les changements ?

Avec un plan de projet solide en place, que pourrait-il se passer ?

Une réponse ? Les surcharges.

Avez-vous déjà entendu parler d'un « épisode du cygne noir » ? Il s'agit d'un événement inattendu ayant un impact important (généralement négatif). Même avec le recul, vous ne pouvez pas toujours anticiper tous les obstacles à l'avance.

C'est pourquoi les organisations placent le contrôle du changement parmi leurs trois principaux défis associés à un projet. Si vous ne consolidez pas un plan de gestion du changement, votre équipe sera prise au dépourvu contre tout changement inattendu.

Un plan de gestion du changement dynamique décrira les étapes à suivre et les personnes à contacter en cas de changements imprévus.

De cette façon, votre projet est beaucoup plus agile : il peut se plier sans se casser.

C'est parti

5 modèles de planification de projet pour vous aider à développer un bon plan de projet

Il n'est pas facile de rédiger un plan de projet tout de suite. Il va falloir que tu le planifie.

Ces outils de monday.com sont une véritable bouée de sauvetage pour visualiser chaque section. Essayez ces 5 modèles de plan de projet pour simplifier davantage votre processus de planification de projet.

1. Structurez votre projet

Vous recherchez un modèle de plan de projet général ? Ce tableau de bord de présentation du projet est particulièrement utile si vous utilisez la méthode en cascade.

En utilisant ce modèle hautement visuel de monday.com, vous pouvez structurer vos sous-projets par périodes définies et affecter du personnel responsable à chaque phase.

Priorisez chaque projet et ajoutez un calendrier pour indiquer quand les livrables sont attendus.

2. Planifiez vos ressources

La gestion des ressources est un jeu d'enfant avec ce modèle facile à utiliser de Monday.com.

Utilisez ce tableau de bord pour organiser toutes les ressources de votre projet : de vos outils technologiques à vos collaborateurs spécialisés.

Vous pouvez allouer des ressources aux personnes et suivre les délais afin que vos employés sachent quelles ressources ils sont responsables et à quelle phase.

Ajoutez un emplacement afin que les équipes sachent où transférer les ressources au fur et à mesure qu'elles passent d'une phase à l'autre.

Au cours de l'exécution du projet, vous serez en mesure de suivre les ressources du projet, afin que rien ne passe entre les mailles du filet.

3. Calculez le budget de votre projet

Il est beaucoup plus facile de planifier un budget lorsque vous pouvez consulter tous vos coûts en un seul endroit.

C'est pourquoi ce modèle de gestion des coûts de projet de monday.com est incroyablement pratique...

Additionnez chaque sous-projet et planifiez les coûts prévus, en attribuant des totaux à chaque département. Vous pouvez utiliser ce document pour estimer le budget dont vous aurez besoin et pour enregistrer le budget approuvé pour votre projet.

4. Pensez au calendrier de votre projet

Planifiez vos échéances avec ce modèle de calendrier de projet.

Bien que ce tableau de bord ne soit pas vraiment adapté si vous travaillez avec le framework Kanban, il est idéal pour ceux qui travaillent avec des méthodes en cascade ou Scrum.

Pour les projets en cascade, ajoutez vos jalons, joignez un calendrier et attribuez un nombre défini de jours ouvrables pour terminer les tâches de chaque jalon.

Identifiez le chef d'équipe pour chaque phase afin que les chefs de projet sachent quelles étapes ils sont responsables.

Pendant que le projet est en cours d'exécution, les équipes peuvent utiliser la barre d'état pour suivre la progression. Ils peuvent également ajouter des mises à jour à chaque étape en cliquant sur chaque élément, ce qui encourage la collaboration entre les équipes.

Pour les projets Scrum, vous pouvez organiser le tableau de bord par sprints, en ajoutant des tâches spécifiques à leur guise.

5. Étudiez les risques potentiels associés à la

projet Visualisez la portée complète de votre projet et planifiez les risques dans ce modèle de registre des risques du programme.

Rien de mieux qu'un système doté d'un code couleur éclatant pour mettre en évidence les éléments importants ou risqués. Utilisez des barres d'état codées par couleur pour illustrer l'état du risque, la probabilité de risque et l'étendue du risque pour le calendrier de votre projet.

Vous pouvez même classer les risques, ajouter un propriétaire de risque et suggérer des stratégies d'atténuation. Ainsi, les autres collaborateurs du projet savent ce qu'il faut faire si ces risques commencent à se matérialiser.

Optimisez instantanément votre plan de gestion de projet

Vous avez une meilleure idée de la structure de votre plan de projet ? Prenez possession de ce cadre et personnalisez-le avec les détails de vos propres projets.

N'oubliez pas qu'il est beaucoup plus facile de rédiger le résumé à la fin, une fois que vous savez quoi résumer et quoi faire. N'essayez pas de l'écrire d'abord. Vous vous retrouverez coincé sur la première page de votre plan de projet.

De même, ne vous arrachez pas les cheveux en planifiant votre plan de projet. Utilisez les modèles de planification prédéfinis de monday.com pour vous aider à décomposer chaque section du plan au fur et à mesure.

C'est parti !