La description des fonctions de l'entreprise permet de définir les attentes de l'employeur, en délimitant clairement les compétences requises et les responsabilités du salarié. Il s'inscrit généralement dans le contexte plus large du processus d'évaluation des emplois et de l'introduction d'un nouveau système de rémunération (guide pratique) . Elle est donc précédée d'une réflexion stratégique avec la direction de l'entreprise (définition de la place de la fonction dans l'organisation, indicateurs de réussite et dictionnaire des compétences).

La description de poste entraîne la création, pour chacun d'entre eux, d'un formulaire récapitulatif, qui en détaille les principaux éléments. Ces documents peuvent notamment servir de support au processus de recrutement/sélection des employés (rédaction du recrutement, définition des exigences de l'emploi/critères de sélection, présentation du poste au candidat lors de l'entretien d'embauche), à l'évaluation annuelle de employés (évaluation des performances, identification des lacunes et définition d'objectifs d'amélioration/développement) et la mise en place d'un système de rémunération équitable, basé sur des critères de compétences et de responsabilités objectives.

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Il permet également de donner une vision globale de la structure de l'entreprise qui facilite la définition de l'organigramme . Il soutient ainsi un autre processus, celui du développement des compétences. En termes de vocabulaire, nous distinguerons les notions de « fonction » et de « position ». Alors :

• La fonction réunit toutes les personnes qui partagent la même mission et les mêmes responsabilités. Il est générique et non nominatif.
• Le poste fait référence à un lieu de travail spécifique, à des tâches spécifiques au sein d'une fonction. Le poste est donc nominatif.

Enfin, il convient de noter qu'une bonne documentation de travail (analyse et description) devient de plus en plus importante en termes juridiques ou civils responsabilité.

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OUTILS

L'analyse d'une fonction est basée sur la définition de la mission du poste ainsi que des compétences requises. Dans le cas du recrutement, la description de poste permet de recentré la recherche sur les véritables prérequis du poste, et non sur le remplacement d'une personne en particulier, qui possédait des compétences spécifiques.

PRATIQUE

Voici un exemple de formulaire de description de poste et les étapes à suivre pour le remplir :

1. Données de base de la fonction/du rôle : Ces données sont officielles. Il convient de noter que le titre « Code d'identification » indique la position du poste dans l'organigramme. Par exemple, le code « DFSC2 » peut être attribué à un employé du département Finance — Comptabilité, le code « DFSC1 » étant attribué au chef de ce département.

2. La formulation de la mission : La mission décrit de manière synthétique (max. 3 phrases) le but de la fonction/du rôle attendu. Un tiers doit être capable de comprendre quels sont, concrètement, les composants essentiels de celui-ci. Pour être formulée en termes d'objectif, une mission comprendra :

1. Un verbe d'action (par exemple atteindre, accompagner, assurer, organiser), qui doit vraiment correspondre au rôle
2. Le contenu du rôle à assumer : il complète le verbe de l'action (par exemple, assurer la réalisation des objectifs fixés). Il spécifie également le domaine d'activité
3. Les destinataires/clients : l'objectif est d'identifier ceux qui attendent réellement les services (par exemple, les clients externes, la direction, tous les employés)
4. La qualité à fournir : il s'agit de déterminer de manière succincte la performance sera évaluée (par exemple selon des attentes définies ; selon la réglementation en vigueur ; dans le cadre du budget...).
5. La méthode : spécifiez comment seront les services fournis (par la communication et le partage, par une étroite collaboration, etc.)

3. Indicateurs de réalisation : Ce sont les critères qui permettront de mesurer, de manière concrète, si les services attendus par les clients sont fournis conformément aux attentes. Ils peuvent également être utilisés dans le processus d'évaluation des performances. Les indicateurs seront variés et comprendront souvent des éléments des dimensions suivantes :

• Résultats financiers, gestion budgétaire
• Quantité de travail à fournir
• Qualité du travail à fournir
• Relation client
• Gestion, implication, conduite des employés
• Autres (gestion de projet...)

4. Compétences requises : Cet élément vise à définir les compétences discriminantes pour l'accomplissement de la mission du rôle. Ces compétences sont classées en deux niveaux, professionnel et personnel. Les critères personnels sont des critères génériques (non liés à un type particulier de business), tandis que les critères professionnels peuvent être adaptés au contexte de travail. Ci-dessous, quelques illustrations de ces deux dimensions :

1. Compétences professionnelles : financières, d'équipe, gestion de projet, maîtrise technique, etc.
2. Compétences personnelles : facilité de contact, esprit d'équipe, capacité d'analyse/synthèse, etc.

Attention à ne prendre en compte que les compétences majeures et qui illustrent vraiment la fonction !

5. Clients et fournisseurs : Cette étape a pour but d'identifier les relations client-fournisseur pour la fonction. Les clients sont tous des unités/fonctions qui attendent directement des services du poste occupé. Les fournisseurs sont ceux dont la fonction attend des services pour la réalisation de son activité.

Notez que ces deux types de partenaires peuvent être situés soit à l'intérieur (clients/fournisseurs internes) soit à l'extérieur (clients/fournisseurs externes) de l'organisation.

Le « Qui ? » vous permet de spécifier l'unité/la fonction qui est le client ou le fournisseur de la fonction, tandis que la colonne « Quoi ? » vise à identifier brièvement la nature des services attendus (par exemple, objectifs, conseils, lignes directrices, services dans la qualité définie...).

Il convient de noter qu'une fonction de gestionnaire dont les interactions avec les clients sont gérées exclusivement par des employés n'a pas de « clients externes » en tant que tels.

EXEMPLE

Voici un exemple de description de poste pour un poste de responsable informatique.