The Dance Factory vous propose quelques outils pour vous organiser au fil du temps avec votre équipe et planifier vos projets de manière optimale. Avez-vous lu notre précédent article sur la feuille de route et vos objectifs sont maintenant fixés ? C'est l'heure de la cathédrale... pas de planification ! Et là, il faut s'entourer de différents outils.

Crédit photo Ilham Rahmansyah sur Stockio

A lire en complément : Les implications des accords commerciaux internationaux pour les PME françaises

Voici quatre outils que nous vous recommandons pour créer votre emploi du temps et vous organiser en conséquence.

1. Un tableau de bord Tout d'abord, vous devrez créer un tableau qui rappelle tous les événements qui se déroulent cette année. En les détaillant au maximum, vous serez en mesure de les planifier plus facilement, en tenant compte des lieux et des personnes impliquées.

Lire également : Comment faire la rédaction d'un projet ?

Dans ce tableau de bord, la date peut être une période cible, une plage de dates ou un mois. Cela vous permettra de prendre en compte les échéances de chaque événement et de appréhender sereinement. Peut-être pourriez-vous même optimiser votre recherche de lieux en étant directement conscient de vos différents besoins !

2. Un calendrier prévisionnel pour l'année Nous vous recommandons de créer un calendrier prévisionnel pour votre année sur Google Sheets. Google Sheets est un outil de la famille Google Drive pratique pour le travail collaboratif à distance. La différence entre Google Sheets et Excel est que beaucoup d'entre vous peuvent modifier l'horaire en même temps et avoir les bases d'un travail collaboratif. De plus, tout le monde peut consulter et mettre à jour le document sans avoir à faire glisser une version antérieure à l'été 98. De plus, cela vous empêchera de vous répéter et qu'il n'y a personne ! Pour ce faire, vous reprenez tous les événements répertoriés dans la première étape et vous les placez dans le calendrier des prévisions pour l'année, afin de garder une vision globale dans le temps en un coup d'œil.

Comme vous le voyez en haut à droite, vous avez la possibilité de partager ce planning avec toute votre équipe artistique ! Attention : même s'il existe encore des incertitudes concernant la date de votre première représentation par exemple, ou la période de votre résidence, acceptez-la et mettez cette date même si elle peut encore changer. Cela vous permettra de concentrer votre esprit sur un objectif concret et de voir les choses se passer comme prévu ! C'est magique...

3. Une rétroplanification des actions Une fois le calendrier prévisionnel atteint, vous serez en mesure de structurer le backplanning des actions identifiées lors de la réalisation de votre feuille de route. Par exemple, vous avez identifié les ressources humaines, avec qui vous souhaitez travailler : qui sont les plus qualifiés pour mener à bien vos tâches/missions ? Même chose, si vous avez identifié des actions avant la première de votre émission. Eh bien maintenant, vous pouvez, grâce à vos différents délais, planifier des actions et visualiser l'évolution de votre projet dans un backplanning d'actions comme suit

Comme vous le voyez ci-dessus, dans ce type de tableau, vous pouvez indiquer les missions qui ne peuvent pas être lancées tant que le point précédent n'a pas ont été fabriqués. C'est très pratique pour garder le cap sans rien oublier !

4. Un rendez-vous Pour trouver une date à laquelle tout le monde est présent, que ce soit pour un spectacle ou pour une réunion d'équipe, deux options s'offrent à vous :

• Vous ouvrez les agendas à la fin d'une répétition et prenez 30 minutes pour faire un carrefour mental des horaires (cette option peut vite être douloureuse pour vos neurones mais plus conviviale ! )
• ou Vous passez par un outil en ligne dans lequel chacun remplira son journal à distance !

Nous, celui que nous connaissons et qui est libre, c'est Doodle. Doodle est un bon moyen de convenir d'un rendez-vous avec tous vos danseurs. Vous faites plusieurs propositions et chacune répond en fonction de sa disponibilité. Il vous suffit donc de proposer toutes les dates validées à l'endroit que vous avez choisi.

Par exemple, avant de demander des dates à votre théâtre, faites un gros Doodle sur le mois cible avec votre équipe et ne présentez qu'une dizaine de dates qui conviennent à votre correspondant de théâtre qui vous accueillera.

Est-ce que ça donne un peu de mal à la tête ? Danser pendant une bonne heure et tu y retournes joyeusement j'en suis sûre... !

Vous avez besoin d'aide pour organiser votre projet ? Participez à notre formation « Produire et financer des projets artistiques et chorégraphiques

 » En savoir plus